Les impayés de cotisations sont le problème numéro un des syndics au Maroc. Relancer sans froisser les relations de voisinage, escalader progressivement, et — si nécessaire — passer à la procédure légale : voici les trois modèles de lettres qu'il vous faut, du rappel amiable à la mise en demeure.
La règle des 3 niveaux de relance
Une relance efficace suit une progression :
Niveau 1 — Rappel amiable (dès le 1er mois de retard) : ton cordial, pas de pression, rappel factuel. L'objectif est de régler le problème en supposant que c'est un oubli.
Niveau 2 — Relance ferme (2e ou 3e mois de retard) : ton plus direct, mention des conséquences possibles, demande de paiement dans un délai précis.
Niveau 3 — Mise en demeure (à partir du 3e-4e mois, ou avant recours judiciaire) : document formel, souvent envoyé par lettre recommandée. C'est le préalable obligatoire à toute action en justice.
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Modèle 1 — Rappel amiable (1er mois de retard)
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Résidence [Nom]
Syndicat des copropriétaires
[Adresse]
[Ville], le [date]
Objet : Rappel — cotisation de copropriété [mois/année]
Madame, Monsieur [Nom du copropriétaire],
Appartement [numéro]
Nous nous permettons de vous rappeler que la cotisation de copropriété du mois de [mois/année], d'un montant de [montant] DH, n'a pas encore été enregistrée à ce jour.
S'il s'agit d'un simple oubli, nous vous invitons à régulariser votre situation dans les meilleurs délais, par virement au compte du syndicat ou en remettant le règlement directement au syndic.
RIB du syndicat : [IBAN / RIB complet]
Contact syndic : [Téléphone / email]
Si vous avez déjà effectué ce paiement, veuillez nous en informer afin que nous puissions mettre à jour nos registres.
Restant à votre disposition,
[Nom du syndic]
Syndic de la résidence [Nom]
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Modèle 2 — Relance ferme (2e-3e mois de retard)
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Résidence [Nom]
Syndicat des copropriétaires
[Ville], le [date]
Objet : Relance — cotisations impayées [liste des mois] — Total : [montant] DH
Madame, Monsieur [Nom],
Appartement [numéro]
Malgré notre précédent rappel du [date du rappel amiable], nous constatons que les cotisations suivantes demeurent impayées à ce jour :
- [Mois 1] : [montant] DH
- [Mois 2] : [montant] DH
- (si applicable) [Mois 3] : [montant] DH
Total dû : [montant total] DH
Nous vous demandons de régulariser cette situation avant le [date limite — 15 jours]. Sans règlement de votre part dans ce délai, nous nous verrons dans l'obligation d'engager les démarches prévues par la loi 18-00 pour le recouvrement des sommes dues.
Pour tout arrangement ou question, contactez-nous directement : [téléphone / email].
[Nom du syndic]
Syndic de la résidence [Nom]
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Modèle 3 — Mise en demeure officielle (avant recours judiciaire)
Ce modèle doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Conservez l'AR : il constitue la preuve de notification en cas de procédure judiciaire.
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MISE EN DEMEURE
Résidence [Nom] — Syndicat des copropriétaires
[Adresse complète]
À l'attention de : [Nom complet du copropriétaire]
Appartement [numéro], Résidence [Nom], [Adresse]
[Ville], le [date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Le syndicat des copropriétaires de la résidence [Nom] vous met formellement en demeure de régler, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la présente lettre, les cotisations de copropriété suivantes, demeurées impayées malgré nos précédentes relances des [dates des relances] :
| Période | Montant |
|---|---|
| [Mois 1] | [montant] DH |
| [Mois 2] | [montant] DH |
| [Mois 3] | [montant] DH |
| Total | [montant total] DH |
Ces cotisations sont dues en vertu de l'article 28 de la loi 18-00 relative au statut de la copropriété des immeubles bâtis, et du règlement de copropriété de la résidence, voté en assemblée générale du [date].
À défaut de paiement dans le délai imparti, le syndicat des copropriétaires se réserve le droit d'engager toute procédure de recouvrement prévue par la loi, y compris la saisine du tribunal compétent pour obtenir un jugement de condamnation et procéder à toute mesure conservatoire ou exécutoire.
Le syndic reste disponible pour tout arrangement amiable préalable.
[Nom du syndic]
Syndic de la résidence [Nom]
Tél. : [numéro]
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Après la mise en demeure : la procédure judiciaire
Si le copropriétaire ne régularise pas après la mise en demeure, le syndicat peut saisir le tribunal de première instance du ressort de l'immeuble. La procédure la plus rapide est l'ordonnance sur requête (injonction de payer) : le syndic dépose un dossier sans audience contradictoire, et le juge peut émettre une ordonnance de paiement en quelques semaines.
Documents à préparer pour le tribunal :
- Copie du règlement de copropriété
- PV de l'AG ayant voté les cotisations
- Historique des cotisations impayées
- Preuves des relances envoyées (AR de lettres recommandées)
- Mise en demeure et son AR
Conseils pratiques pour éviter d'en arriver là
Agissez dès le premier mois : plus vous attendez, plus la dette s'accumule et plus il est difficile pour le copropriétaire de rembourser d'un coup.
Gardez un ton neutre et factuel : évitez les formulations agressives dans les premières relances. Un voisin peut traverser une période difficile — un ton bienveillant préserve la relation.
Proposez des arrangements : un échelonnement de la dette sur 3 à 6 mois est souvent préférable à une procédure judiciaire longue et coûteuse pour les deux parties.
Documentez tout : chaque relance, chaque paiement reçu, chaque promesse verbale doit être tracée. En cas de litige, votre historique est votre meilleure protection.
Cle.ma génère les lettres de relance en un clic pour chaque appartement en retard, avec l'historique complet des paiements. Le syndic n'a plus qu'à envoyer — tout est déjà rédigé, daté et archivé.