L'ordre du jour est le document central de toute assemblée générale. Il détermine ce qui sera discuté, ce qui sera voté — et ce qui ne pourra pas l'être. Un ordre du jour bâclé, c'est une AG qui déraille ou des décisions contestables. Voici comment le rédiger correctement, avec un modèle prêt à l'emploi.
Pourquoi l'ordre du jour est si important
Principe fondamental : aucune décision ne peut être valablement prise sur un sujet absent de l'ordre du jour. Si vous soumettez au vote des travaux non mentionnés dans la convocation, les copropriétaires absents peuvent contester la décision.
L'ordre du jour remplit trois fonctions :
- Informer les copropriétaires à l'avance pour qu'ils puissent préparer leurs arguments
- Cadrer la réunion pour éviter les débats interminables hors sujet
- Légitimer les votes : chaque décision est traçable à un point précis de l'ordre du jour
Les points obligatoires d'une AG ordinaire annuelle
Certains points doivent figurer chaque année dans l'ordre du jour de l'AG ordinaire :
- Approbation du PV de la dernière AG (vérification et validation du compte-rendu précédent)
- Présentation des comptes de l'exercice écoulé (recettes, dépenses, solde)
- Vote du budget prévisionnel pour l'exercice suivant
- Fixation des cotisations mensuelles (ou modification si le budget change)
- Renouvellement ou élection du syndic (si le mandat arrive à terme)
- Questions diverses (échanges informels, sans vote)
Modèle d'ordre du jour — AG ordinaire annuelle
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ORDRE DU JOUR
Assemblée Générale Ordinaire des copropriétaires
Résidence [Nom] — [Date]
1. Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale du [date de la dernière AG]
2. Présentation et approbation des comptes de l'exercice [année]
- Bilan recettes / dépenses
- État de la trésorerie au [date]
- Situation des impayés
3. Vote du budget prévisionnel pour l'exercice [année suivante]
- Charges d'entretien courant
- Gardiennage et nettoyage
- Électricité parties communes
- Assurance copropriété
- Fonds de réserve pour travaux
- Total et cotisation mensuelle proposée : [montant] DH
4. [Point spécifique 1] — ex. : Approbation du devis de réfection de l'ascenseur
- Présentation du devis [prestataire] — [montant] DH
- Vote d'approbation
5. [Point spécifique 2] — ex. : Changement du prestataire de nettoyage
- Présentation des offres comparées
- Vote de sélection
6. [Renouvellement du mandat du syndic — si applicable]
- Bilan du mandat en cours
- Candidature(s) et vote
7. Questions diverses
(Échanges informels — aucune décision opposable ne peut être prise sous ce point)
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Modèle d'ordre du jour — AG extraordinaire (travaux urgents)
Une AG extraordinaire est convoquée en dehors du cycle annuel pour traiter un sujet urgent. Son ordre du jour est plus court et focalisé.
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ORDRE DU JOUR
Assemblée Générale Extraordinaire des copropriétaires
Résidence [Nom] — [Date]
1. Présentation et vote sur les travaux de réparation [description précise]
- Contexte et urgence
- Devis [prestataire A] : [montant] DH
- Devis [prestataire B] : [montant] DH
- Vote d'approbation et sélection du prestataire
2. Vote sur le financement : appel de fonds exceptionnel de [montant] DH par appartement
3. Questions diverses
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Comment recueillir les points à l'ordre du jour
Un bon ordre du jour reflète les préoccupations réelles des copropriétaires. Avant de le finaliser :
Faites circuler un appel à suggestions 3 à 4 semaines avant l'AG : un message dans le groupe WhatsApp de la résidence, ou une feuille de signature dans le hall. Chaque copropriétaire peut demander l'inscription d'un point.
Priorisez les sujets : certains points sont obligatoires (comptes, budget), d'autres sont urgents (fuite, panne), d'autres sont importants mais peuvent attendre.
Limitez le nombre de points : une AG avec 12 points dure 4 heures et personne n'est content. Visez 5 à 7 points maximum pour une AG de 90 minutes.
Formuler les points correctement
La formulation d'un point à l'ordre du jour fait toute la différence.
Trop vague : "Travaux" → le copropriétaire ne sait pas de quoi il s'agit.
Correct : "Vote sur le remplacement de la pompe de relevage du parking souterrain — devis Techno-Plomb : 8 500 DH"
Trop vague : "Situation financière" → personne ne peut préparer ses questions.
Correct : "Présentation des comptes 2025 : recettes 84 000 DH, dépenses 79 200 DH, solde 4 800 DH, 3 appartements en impayé"
La règle : chaque point doit permettre à un copropriétaire de décider comment voter avant même d'arriver à la réunion.
Ce qu'on ne peut pas faire avec "questions diverses"
Le point "questions diverses" est souvent mal compris. Il permet les échanges libres, les informations générales, les suggestions pour la prochaine AG — mais pas les votes. Une décision prise sous "questions diverses" n'a aucune valeur légale et peut être annulée sur demande.
Si un sujet important émerge en "questions diverses", la bonne pratique est de noter "à inscrire à l'ordre du jour de la prochaine AG" dans le PV.
Joindre les documents à la convocation
Pour les points qui impliquent des votes sur des montants ou des contrats, joignez les justificatifs à la convocation :
- Devis (pour les travaux)
- Comptes détaillés (pour l'approbation financière)
- Contrats à renouveler (pour les prestataires)
Un copropriétaire qui reçoit un devis en même temps que la convocation peut prendre une décision éclairée. Sans document, il votera "à l'aveugle" ou s'y opposera par méfiance.
Avec Cle.ma, la convocation et l'ordre du jour sont générés ensemble en PDF depuis votre espace syndic. Les documents justificatifs peuvent être joints numériquement. Tout est archivé automatiquement après l'AG.