La convocation à l'assemblée générale est le premier acte officiel du syndic chaque année. Un oubli dans les mentions obligatoires, un délai trop court, et l'AG peut être contestée. Voici tout ce qu'il faut savoir — avec un modèle de convocation AG prêt à l'emploi.
Les règles légales de la convocation AG au Maroc
La loi 18-00 et son décret d'application imposent plusieurs règles incontournables :
Le délai de convocation
La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale. Ce délai court à partir de la réception, pas de l'envoi. Envoyez donc 20 à 21 jours avant pour avoir une marge.
Le mode d'envoi
- Lettre recommandée avec accusé de réception (preuve légale)
- Remise en main propre contre signature (émargement)
- Pour les résidences modernes : certains syndics utilisent la messagerie électronique en complément, mais la lettre recommandée reste la seule preuve légalement admise en cas de litige.
Les mentions obligatoires
Une convocation qui ne mentionne pas tous les points requis peut entraîner la nullité des décisions prises en AG. Vérifiez que votre convocation contient bien :
- Le nom et l'adresse de la résidence
- La qualité du signataire (syndic élu, nom complet)
- La date, l'heure et l'adresse exacte de la réunion
- L'ordre du jour complet (liste de toutes les questions soumises au vote)
- La mention de la possibilité de se faire représenter par un autre copropriétaire
Modèle de convocation AG copropriété (à copier/adapter)
Voici un modèle complet et conforme à la loi 18-00. Adaptez les éléments entre crochets à votre situation.
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[Nom de la résidence]
Syndicat des copropriétaires
[Adresse complète de la résidence]
[Ville], le [date d'envoi]
Objet : Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire des copropriétaires
Madame, Monsieur,
En ma qualité de syndic de la résidence [Nom de la résidence], j'ai l'honneur de vous convoquer à l'Assemblée Générale Ordinaire des copropriétaires qui se tiendra :
- Date : [jour, date complète]
- Heure : [heure de début]
- Lieu : [adresse précise — salle commune, salle louée, etc.]
Ordre du jour :
1. Approbation du procès-verbal de la dernière assemblée générale
2. Présentation et approbation des comptes de l'exercice [année]
3. Vote du budget prévisionnel pour l'exercice [année suivante]
4. Fixation du montant des cotisations mensuelles
5. [Point spécifique : travaux, changement de prestataire, etc.]
6. Questions diverses
Conformément à la loi 18-00, vous pouvez vous faire représenter par un autre copropriétaire muni d'une procuration écrite et signée.
Je reste à votre disposition pour toute question préalable.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Nom du syndic]
Syndic de la résidence [Nom]
Tél. : [numéro de contact]
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Comment envoyer la convocation efficacement
Option 1 — Lettre recommandée avec AR
C'est la méthode légalement la plus solide. Conservez les accusés de réception (AR) : ils constituent la preuve de la notification en cas de contestation.
Option 2 — Remise en main propre avec émargement
Préparez une liste avec les noms de tous les copropriétaires. Faites signer chaque personne à qui vous remettez la convocation. Conservez cette liste signée dans les archives.
Option 3 — Affichage dans les parties communes
L'affichage dans l'entrée de l'immeuble est une pratique courante mais n'est pas suffisante seule : elle ne prouve pas que chaque copropriétaire a bien reçu l'information.
L'ordre du jour : les erreurs à éviter
L'ordre du jour est la partie la plus importante de la convocation. Une décision prise sur un sujet absent de l'ordre du jour est nulle et non avenue.
- Rédigez les points avec précision : pas "travaux" mais "vote sur le remplacement de la pompe du parking — devis X de X DH"
- Les questions diverses ne peuvent pas servir à faire voter des décisions importantes
- Joignez les documents nécessaires : si vous soumettez un devis au vote, joignez-le à la convocation
Que faire si un copropriétaire n'a pas été convoqué ?
Un copropriétaire non convoqué (ou convoqué hors délai) peut demander l'annulation des décisions de l'AG qui le lésent. En pratique, cela arrive rarement devant les tribunaux, mais cela peut créer des tensions sérieuses au sein de la résidence.
Si vous réalisez une erreur avant l'AG : annulez et reconvocquez avec les bonnes conditions. Mieux vaut décaler d'une semaine que de prendre le risque d'une AG contestable.
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Avec Cle.ma, la convocation AG est générée automatiquement en PDF à partir des informations de votre résidence : nom, adresse, liste des copropriétaires. Il vous suffit de valider l'ordre du jour et de télécharger le document — prêt à envoyer ou à imprimer.
Plus de risque d'oublier une mention obligatoire, plus de mise en page à gérer sous Word. Le PDF est conforme, daté, et archivé dans votre espace pour les 10 prochaines années.
Checklist avant d'envoyer la convocation
- [ ] Délai : au moins 15 jours avant l'AG (prévoir 20 jours pour la marge postale)
- [ ] Mode d'envoi : lettre recommandée AR ou remise contre signature
- [ ] Nom et qualité du signataire mentionnés
- [ ] Date, heure et lieu exacts indiqués
- [ ] Ordre du jour complet et précis
- [ ] Mention de la possibilité de procuration
- [ ] Documents justificatifs joints si nécessaire (devis, comptes, etc.)
- [ ] Copies archivées avec preuves d'envoi
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